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需要预约的办公室
发布时间：2012-06-28 点击数：506
1000多名员工共享272个工位。是的，你没听错。自打2011年底搬进位于北京东三环的环球金融中心新办公室开始，全球知名咨询公司埃森哲中国在北京的员工们就是这样工作的。
因为咨询顾问的职业特性，埃森哲的员工大多数都处于“空中飞人”的出差状态，除了行政、财务、法务等固定办公人员，每周使用率不超过80%的工位都被设置为“可预订”状态。
1999年，埃森哲大中华区员工人数和工位的比例是4:1，现在，这一数字已经上升到8:1~10:1。这无疑会大大降低了办公空间的租赁费用。不过，紧张的工位资源是否会造成员工之间的“撞车”和争夺？
“其实……不会的。”埃森哲北京公司的行政人员张訸现场演示了如何在公司的大中华区预订到一个工位：想来公司办公，首先需要登录内部的workplace系统。通过该系统，可以直观地看到大中华区每间办公室工位的平面图，类似网上办理登机牌时展示的舱位图，其中，用不同的颜色显示哪些工位已经被预订，哪些工位是空闲的。
员工来到公司后，需要在墙上设置的工位设备上登记，同样，离开时需要登出；只要将自己的工号输入到电话里进行号码的设置，桌面电话就会暂时成为自己的座机。为了确保预订的实际使用率，埃森哲规定每次预订最多提前7天，时间跨度不能超过5天。
“1999年，我们就发现很多员工大部分时间在外面开展业务，他们有时候在家、有时候在机场、有时候在星巴克……而且可以随时随地办公，我们意识到应该有所改变。”埃森哲大中华区行政部总监葛一萍表示。
中国市场是埃森哲的重要战略市场，员工人数的成倍扩展曾经让行政部门为办公面积的局促伤透了脑筋。后来，埃森哲行政部门根据公司业务发展趋势、未来员工的工作倾向等综合因素对办公工位进行了评估，最终决定引入“办公2.0”的概念，遵循“更高效、更高科技、更高的凝聚力、更高的环保理念”的原则，对工位数量进行缩减，对原有的办公流程进行变革。
“有效地减少办公面积，其实也是在减少碳排放。”张訸说，对于埃森哲这样的全球性公司，每年1/3的碳排放来自办公室，2/3来自差旅。2007年埃森哲通过了iso14001认证，这表示埃森哲已经达到减少碳排放的相关规定。张訸随之展示了办公室的细节设置：办公室的所有照明设施全部采用led灯，墙面的装修材料也符合环保要求；在非工作时间，员工需要对灯光的使用时间进行事先计划和预约，否则很可能出现摸黑工作的场景；
埃森哲员工对这种办公模式变化产生的心理反应同样令人感兴趣。有新浪微博的网友表示：“如果我是埃森哲的员工，去办公室还要事先预订，而且还不一定能预订到，我会觉得很没有归属感。”
“事实上，从每年对员工的满意度调查来看，在全球范围内，埃森哲员工对于这样的工作状态非常满意。我们得到的反馈是，他们感到获得了工作和生活的平衡，工作效率也提高了。”葛一萍说。
不过，传统办公室的设置似乎也有一定道理——高管可以享受宽大独立的办公空间、以及厚厚墙壁带来的隐私性，由此建立管理权威。而在埃森哲，办公和会议室预订系统不会根据职位级别进行优先级的排序，高管也没有独立办公室，更别提宽敞的办公桌和高大舒适的班台和班椅了。
埃森哲对这一现状并不满足。“办公2.0对于我们正在成为过去式，现在大家拿着ipad，可以走到任何地方工作，那时办公室的模式是怎样的？”葛一萍说，她正在考虑，某些固定工位是否也可以机动起来，比如她自己的工位；行政部的其他员工也将被鼓励一周有1~2天在家办公。“当然，我们也在平衡，对于一线员工而言，他们从客户那里回来，看到我们，会有一种到家的归属感。”她说。除此之外，在环保的理念下，如何更合理地利用办公室的水、电等资源也是一个需要思考的问题。“我们需要合理地分配每一项资源，寻找到一个最佳结合点，对工作产生最大的效益，这就是我们所追求的。”